Kreiranje i upravljanje email potpisima vrši isključivo IT administrator, pri čemu je kompletan vizuelni dojam potpisa (izgled, struktura, kod i dizajn) kreacija IT administratora i definisan je standardima usvojenim na nivou firme. U okviru postojećeg potpisa dozvoljena je izmena isključivo ličnih podataka (ime i prezime, pozicija, kontakt podaci). Sve izmene koje se odnose na vizuelni identitet potpisa nisu dozvoljene bez zvaničnog zahteva i obaveznog obraćanja IT službi.